De paddenstoel van de waaierbuisjeszwam ziet eruit als een ondiepe trechter. De hoed is van boven gezien waaier- of schelpvormig tot rond en tot tien centimeter breed. De rand is golvend. De bovenkant van de hoed is geelbruin, de onderkant witachtig. Aan de hoed zit een zijdelingse tot centrale steel. De steel is tot vijf centimeter lang, geelbruin maar aan de basis diepzwart. De paddenstoelen verschijnen in zomer en herfst en groeien op dode takken, stammen en stronken van loofbomen, vooral beuk.